Studiengangs- und Kohortenwechsel

Für einen Studiengangswechsel oder einen Kohortenwechsel eines Studierenden kann der Studiengangs- und Kohortenwechsel in academyFIVE genutzt werden. Mit dessen Hilfe wird der Werdegang korrekt abgeändert, sowie die alte- und neue Buchung richtig angelegt.

Studiengangswechsel: ​

• Exmatrikulieren, wenn der neue Studiengang eine andere Studiengangskennzahl für die Statistik hat ​
• Neue Buchung wird angelegt und alte Buchung wird deaktiviert, Status entsprechend individueller Auswahl im Dialog​
• Im Werdegang ist der Typ für den neuen Studiengang nach Exmatrikulation in der Kohorte festgelegt​
• Kurseinschreibungen und Prüfungsleistungen können übertragen werden, sofern es gleiche Kurse gibt

Kohortenwechsel (kann in einer Buchung ausgewählt werden):

• Es wird eine neue Buchung angelegt​
• Der Studierende wird nur in die neue Kohorte gebucht, das Curriculum der Kohorte wird übernommen.​
• Die alte Buchung wird deaktiviert und der Buchungsstatus entsprechend der Auswahl im Dialog gesetzt.​
• Mitnahme der Kurseinschreibungen und Prüfungsleistungen – alle Leistungen aus einer Prüfung, die es auch im neuen Curriculum gibt, werden automatisch angerechnet, wenn die beiden Checkboxen angehakt sind.

Diese Kurs- und Prüfungsleistungsdatenübernahme kann nur dann sauber abgebildet werden, wenn in den Curricula der Studierenden dieselben Fächer mit denselben Fachcodes hinterlegt sind​.

Im Bearbeiten-Modus einer Studierendenbuchung gibt es in der Menüleiste den Button „Studiengangs- und Kohortenwechsel“. Mit einem Klick öffnet sich die Eingabemaske für diese Aktion.

• Wechseldatum*: Auswahl des Datums, zu dem der Wechsel erfolgt, das Datum wird als Ende- und ggf. Exmatrikulations-Datum in der alten Buchung sowie als Beginn- und ggf. Immatrikulations-Datum in der neuen Buchung übernommen; nur wenn die alte Buchung ein Exmatrikulations-Status und -Datum hat, wird in der neuen Buchung auch ein Immatrikulations-Datum gesetzt
  Hinweis: Der Wechsel erfolgt zum Zeitpunkt der Datenerfassung, nicht zum eingegebenen Wechseldatum. Bitte beachten Sie: Auch wenn das eingegebene Wechseldatum in der Zukunft liegt, wird die Buchung bereits zum Zeitpunkt der Datenerfassung deaktiviert.
• Semester*: Angabe des Semesters, ab dem die neue Buchung gilt
  • ab diesem Semester werden die Planungsgruppen aktualisiert, der Studierende wird aus den Planungsgruppen der alten Kohorte entfernt und in die Planungsgruppen der neuen Kohorte eingebucht; wurde die neue Planungsgruppe bereits in Kurse gebucht, so wird auch der Wechselnde in diese gebucht, die Infopoolberechtigungen werden aktualisiert und ggf. eine Prüfungszulassung anhand des zugeordneten Faches gesetzt
  • die Semester im Werdegang werden entsprechend der Fachsemestereinstufung sowie den Semestern gemäß Zeitplan der Kohorte angepasst, und das Start-Semester der neuen Buchung wird als "Neueinschreiber" (bei Exmatrikulation der alten Buchung) bzw. "Rückmelder" gekennzeichnet
• Neuer Standort*: Zur Auswahl des Standortes (wenn im System mehrere Standorte angelegt sind); Vorbelegt ist das Feld mit dem aktuellen Standort der Buchung
• Neuer Studiengang*: Zur Auswahl des Studiengangs der neuen Buchung, es werden alle Studiengänge des ausgewählten Standorts geladen; Vorausgewählt ist der Studiengang der aktuellen Buchung
• Neue Kohorte*: Zur Auswahl der Kohorte der neuen Buchung, es werden alle aktiven Kohorten, deren Enddatum noch nicht erreicht ist, zum Studiengang und Standort geladen, der Standort der neuen Kohorte wird beim Wechselnden gesetzt
• Student im alten Studiengang/Kohorte exmatrikulieren: Ist dieses Feld ausgewählt, so wird die alte Studierenden-Buchung exmatrikuliert; das Feld wird nur angezeigt, wenn der neue Studiengang nicht identisch zum alten Studiengang ist
• Einstufung in Fachsemester*: Zur Festlegung des Fachsemesters zum Start-Semester der neuen Buchung; Vorbelegt mit dem Semester des Zeitplans aus der neuen Kohorte, bei Exmatrikulation der alten Buchung mit FS=1 der neuen Buchung, der Wert kann manuell angepasst werden
• Status der neuen Buchung*: Zur Auswahl des neuen Buchungsstatus; „Eingeschrieben“ als Status vorausgewählt
• Status der alten Buchung*: Zur Auswahl des Buchungsstatus; ist "Student im alten Studiengang exmatrikulieren" angewählt, so erscheinen die Buchungsstatus, die ein Exmatrikulationsdatum verlangen
• Prüfungsleistungen übernehmen: Wird diese Checkbox gesetzt, werden mit dem Speichern alle relevanten Prüfungsleistungen (Noten, deren FachID auch im neuen Curriculum vorkommt) dupliziert
• Kurseinschreibungen übernehmen: Wird diese Checkbox gesetzt, werden mit dem Speicher alle künfigen Kurstickets, deren FachID zum Curriculum der neuen Kohorte passen, übernommen (d.h. die alte sid wird auf die neue sid aktualisiert)
• Abgaben übernehmen: Wird diese Checkbox gesetzt, werden alle Abgaben übernommen, die auch in der neuen Buchung ein korrespondierendes Pflichtfach haben; diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn das Abgabemanagement im System aktiviert ist

Ist das Finanzmodul im System aktiviert, so können zudem noch folgende Felder gepflegt werden:

• Zahlungsmodell anwenden: Zur Auswahl eines Zahlungsmodells für die neue Buchung, nur berechtigten Nutzenden erlaubt, nur Zahlungsmodelle für den neuen Studiengang stehen zur Verfügung
• Zahlungsmodell Semester*: Mit "Alle Semester" wird ab dem Semester des Wechsels das Zahlungsmodell angewendet, oder Auswahl eines konkreten Semesters, ab dem das neue Zahlungsmodell angewendet wird; bereits erstellte Zahlungsmodelle der alten Buchung bleiben erhalten
• Beurlaubte Semester: Ist diese Checkbox aktiviert, wird auch dann ein Zahlungsplaneintrag angelegt, wenn das Bezugssemester ein Urlaubssemester ist; wirkt sich ausschließlich auf semesterweise Zahlungsplaneinträge aus
• Empfängeradresse*: Zur Auswahl einer Empfängeradresse für Rechnungen

Mit dem Klick auf „Durchführen“ wird der Studiengangs- und Kohortenwechsel durchgeführt.

Der Teilnehmende wird in alle Planungsgruppen gebucht, die keine Schwerpunktzuordnung haben, die mit der neuen Kohorte generiert wurden und ab dem gewählten Semester liegen. Wurde die Planungsgruppe zum Buchen der Teilnehmenden in Kurse verwendet, wird der Wechselnde ebenfalls in alle Kurse der neuen Planungsgruppe gebucht und aus den bestehenden Kursen der alten Planungsgruppe ausgebucht. Maximale Teilnehmendenzahlen werden nicht berücksichtigt.

Sind in der alten Buchung Auflagen eingetragen, so werden diese in die neue Buchung übernommen, sofern diese auch dem Studiengang der neuen Buchung zugewiesen sind und für den Typ der neuen Buchung erlaubt sind.  

Prüfungsanmeldungen, die bereist bestätigt wurden, bleiben nach einem Studiengangs- und Kohortenwechsel erhalten.

Soll mit dem Studiengangs- und Kohortenwechsel eine neue Matrikelnummer erzeugt werden, so kann dies konfiguriert werden. Wenden Sie sich bitte an Ihre Simovative Ansprechperson.

Ist in Ihrem academyFIVE System die BIS Statistik aktiviert, so werden die dafür relevanten Informationen beim Studiengangs- und Kohortenwechsel mit übernommen: Immatrikulationsdatum, Matrikelnummer, Personenkennzeichen, alle BIS Zugangsvoraussetzungen und alle BIS Vorbildungen Master. Wenn der neue Studiengang eine andere Kennzahl hat, dann wird außerdem ein(e) neue(s) Matrikelnummer/Personenkennzeichen generiert.