Studierende

Dieser Artikel beinhaltet folgendes Inhaltsverzeichnis:

1. Allgemeines
2. Immatrikulation
3. Grundlegende Bearbeitung von Studierendenprofilen
3.1 Reiter 'Profil'
3.2 Reiter 'Daten'
3.2.1 Buchung bearbeiten
3.2.2 Buchung hinzufügen
3.3 Reiter 'Statistik'
3.4 Reiter 'Werdegang'
3.4.1 Grundlagen
3.4.2 Studierende anlegen/immatrikulieren
3.4.3 Werdegänge erweitern bzw. verlängern
3.4.3.1 Werdegänge um ein oder mehrere Semester erweitern
3.4.3.2 Erweiterung bzw. Anpassung des Werdegangs über den Aktions-Button über die Kohortenübersicht
3.4.5 Rückmeldung
3.4.6 Prüfung von Werdegängen
3.5 Reiter 'Fehlzeiten'
4. Prüfungsleistungen
4.1 Allgemeines
4.2 Wahlmodule
4.3 Semester in Prüfungsleistungen
4.4 Noteneingabe über Prüfungsleistung/Notenblatt
4.4.1 Ergebnis hinzufügen
4.4.2 Prüfungstyp
4.5 Verwalten von Anerkennungsgründen
4.6 Statistik im Notenblatt
5. Funktion 'Vorlesung'
6. Funktion 'Stundenplan'
7. Die Exmatrikulation von Studierenden
8. Der Kohorten- und Studiengangswechsel

1. Allgemeines

Der folgende Beitrag behandelt alle Aspekte rund um Studierende & academyFIVE: Diese umfassen den Immatrikulationsprozess, die grundlegende Bearbeitung von Studierendenprofilen, Prüfungsleistungen, die Funktion 'Vorlesung' sowie die Prozesse rund um Exmatrikulation und Kohorten- und Studiengangswechsel.

2. Immatrikulation

Eine Immatrikulation von Bewerbenden kann auf zwei Wegen vorgenommen werden:

1. In der Bewerbersuche kann im Suchergebnis über den Button „Aktion“ in der Menüleiste die „Immatrikulation“ für selektierte Profile durchgeführt werden. Dieser Weg ist hilfreich, wenn mehrere Bewerbende gleichzeitig immatrikuliert werden sollen.
   
   
   
2. Im Personenprofil kann im Tab „Daten“ bei einer Bewerberbuchung, wenn diese sich in einem Status befindet, der die Immatrikulation erlaubt, die Aktion „Immatrikulation“ durchgeführt werden. Dieser Weg ermöglicht in einem Arbeitsschritt nur die Immatrikulation eines einzelnen Bewerbenden.
   

Im nachfolgenden Fenster wird das Immatrikulationsdatum eingegeben. Je nach Systemkonfiguration ist hier das aktuelle Datum oder das Startdatum der Kohorte vorausgewählt. Bei Verwendung der Quartalsstruktur in Ihrem academyFIVE wird bei der Immatrikulation von Bewerbenden das Startdatum der nächstliegenden, noch nicht begonnenen Kohorte gewählt.

Mit der Immatrikulation wird der Werdegang anhand der Kohortendaten in dem oder den Profilen angelegt. Die Bewerberbuchung wird inaktiv, eine neue Studierendenbuchung wird erzeugt.

Bitte beachten Sie: Eine manuelle Änderung des Immatrikulationsdatums passt nicht den Werdegang an!

3. Grundlegende Bearbeitung von Studierendenprofilen

3.1 Reiter 'Profil'

Im untenstehenden Screenshot wird Ihnen die Übersicht des Studierendenprofils in diesem Reiter erklärt.

Diese Informationen sind nicht bearbeitbar, Sie dienen nur zur Übersicht aller relevanten Daten eines Studierendenprofils.

3.2 Reiter 'Daten'

Im Reiter 'Daten' können Sie alle grundlegenden Informationen zum Studierendenprofil hinterlegen, bearbeiten und löschen.

Hier kann auch eine weitere Staatsangehörigkeit gepflegt werden, die später für die Hochschulstatistikgenerierung relevant ist und entsprechend ausgegeben wird.

Die automatische Vorauswahl einer Sprache im Feld 'Sprache' übernimmt die Standardspracheinstellung des Systems.

Hier sind auch die Studierendenbuchungen mit allen relevanten Daten zum studentischen Werdegang hinterlegt.

* Mit 'Bearbeiten' können Sie die Buchung bearbeiten

* Mit 'Deaktivieren' können Sie die Buchung dauerhaft deaktivieren, wenn diese nicht mehr verwendet wird. Dies erfolgt beispielsweise als letzter Bearbeitungsschritt nach Exmatrikulation oder Graduation einer Studierendenbuchung. Dann erscheint der Student nicht mehr in der Studierendensuche, sondern nur noch in der Personensuche.

* Falls die Funktion 'Serienbriefdruckfunktionalität über Buchungen ausführen' in Ihrem System freigeschaltet ist, können Sie diese Funktion mit der Option 'Serienbriefdruck' in Ihrem System nutzen.

Der Semester-Status (beispielsweise Rückmelder oder Ersteinschreiber) des aktuellen Semesters aus dem Werdegang wird zusätzlich auch zum Buchungsstatus des Studierenden (Feld 'Status' in der Studierendenbuchung) angezeigt.

Bei dem Bereich 'Immatrikulationsdatum' wird das Immatrikulationsdatum angezeigt, wenn nur dieses in der Buchung gesetzt ist. Sind beide Informationen (Immatrikulationsdatum und Exmatrikulationsdatum) gesetzt, wird in diesem Bereich der Zeitraum vom Immatrikulationsdatum bis zum Exmatrikulationsdatum angezeigt.

3.2.1 Buchung bearbeiten

Mit der 'Bearbeiten'-Funktion können Sie die Daten der Studierendenbuchungen einsehen und gegebenenfalls editieren:

In der Menüleiste in dieser Ansicht kann dann auch die Studierendenbuchung dauerhaft gelöscht werden.

3.2.2 Buchung hinzufügen

Es können beliebig viele Buchungen zu einem Profil hinzugefügt werden. Wenn nun eine Studierenden-Buchung zu einem Profil hinzugefügt wird, wird der Werdegang entsprechend der Einstellungen der Buchungen erstellt.

Prinzipiell wird der Werdgegang der ausgewählten Kohorte übernommen. Folgende Anpassungen werden automatisch vorgenommen:

• Alle Semester, bei denen das gesetzte Anfangsdatum (s. Zeitplan der Kohorte) bereits war bzw. ist, werden automatisch rückgemeldet.

• Sollte ein Semester im Kohortenwerdegang den Status ‚Ersteinschreiber‘ haben, so wird, wenn ein erstes Fachsemester hinzugefügt werden soll und es bereits Hochschulsemester gibt, automatisch der Status ‚Neueinschreiber‘ gesetzt.

• Es werden nur Semester aus dem Werdegang der Kohorte übernommen, die nach dem gesetzten Immatrikulationsdatum liegen oder bei denen das Immatrikulationsdatum innerhalb der gesetzten Semestergrenzen liegt.

Die Reihenfolge der Buchungen im Daten-Tab ist folgendermaßen:

- Zuerst werden die aktiven Programme angezeigt

- Danach erfolgt eine Sortierung nach Status (erst Bewerber, dann Studierende, danach Interessenten)

- Nachfolgend wird nach dem Grad (eingeschrieben, abgebrochen, etc.) sortiert

- Zuletzt wird nach der ID, sprich der Reihenfolge der Anlage, sortiert

3.3 Reiter 'Statistik'

Die Informationen zum Tab "Statistik" finden Sie hier: Tab „Statistik“ im Bewerbenden- und Studierendenprofil

3.4 Reiter 'Werdegang'

3.4.1 Grundlagen

Studentische Werdegänge beschreiben den Studienverlauf eines Studierenden. Sie beinhalten neben Finanzinformationen (je nach Konfiguration), den Rückmeldestatus, die Fach-, Hochschul- und Urlaubssemester sowie den Studienabschnitt, das akademische Jahr sowie weitere Informationen, wie z.B. Beurlaubungen.

Die idealtypischen Werdegänge werden im Bereich der Kohorten gepflegt und neu automatisch angelegt, wenn eine neue Kohorte erstellt wird.

Beispielhafte Anzeige eines Werdegangs:

* Unter 'Semester' wird das Semester angezeigt, gemäß Zeitplaneinstellung in der jeweiligen Kohorte oder Sondereinstellung. Fettgedruckte Semester bedeuten, dass der Student aktiv für das Semester rückgemeldet wurde.

* Unter 'Typ' wird der Semestertyp ausgegeben. Hier kann man zwischen folgenden Typen wählen (oder diese werden automatisch aus dem Zeitplan der Kohorte übernommen):

Ersteinschreiber sind Studierende, die noch nie an einer Hochschule eingeschrieben waren. Rückmelder bezeichnet man automatisch alle darauffolgenden Semester. Beurlaubt setzt man, je nach Bedarf. Der Exmatrikuliert-Status wird nicht mehr gesetzt, dies erfolgt automatisch im Hintergrund durch das System über den Exmatrikulationsprozess (siehe auch Dokumenation unter Studierende: Kohorten- und Studiengangswechsel). Neueinschreiber sind Studierende, die bereits an einer Hochschule eingeschrieben waren (beispielsweise ein Bachelorstudium bereits absolviert hatten und nun ein Masterstudium beginnen). Darauffolgende Status können individuell konfiguriert werden, diese gelten aber dann nicht für die Deutsche Hochschulstatistik, deshalb ist vor Konfiguration dieser Optionen ein Beratungsgespräch mit dem jeweiligen Key-Account-Manager nötig. Möchte man eine Studienunterbrechung protokollieren, kann man ein entsprechendes Semester auf 'Beurlaubt' setzen. Der Beurlaubungsgrund kann dann unter der Spalte 'Beurlaubungsgrund' gesetzt werden.

Man kann sowohl im Werdegang als auch im Profil den Status eines Studierenden setzen.         

          

Je nach Konfiguration lässt sich der generelle Status des Studierenden mit dem Status aus dem Werdegang koppeln.

* In der Spalte 'Stg' wird das Kürzel des Studiengangs ausgegeben, welchen der Student studiert(e).

* Unter 'Studiengruppe' wird der Name der Kohorte, welchen der Student studiert(e) ausgegeben.

* Die Spalten 'HS' (Hochschulsemester), 'US' (Urlaubssemester), 'PS' (Praxissemester) und 'FS' (Fachsemester) werden entweder bei Immatrikulation automatisch (aus den bestehenden Daten im Statistik-Reiter des Studierenden) übernommen bzw. hochgezählt oder können jederzeit je nach Anwendungsfall wenn zutreffend gesetzt werden.

* Unter der Spalte 'Studienabschnitte' kann man Studienabschnitte zu den Werdegangseinträgen setzen, falls diese Konfiguration in Ihrem System gesetzt ist. Vereinzelte Bachelorstudiengänge und vorallem Diplomstudiengänge nutzen die Aufteilung der Semester im Studienverlauf mit Studienabschnitten.

* Danach folgen die Spalten 'Gesamt', 'Stdlstg' (Studienleistung), 'Beruf' und 'Ausland', die durch eine spezielle Konfiguration freigeschalten werden können, wenn Sie diese einzelnen Bereiche mit nummerischen Kennzahlen im Studentischen Werdegang pflegen möchten.

* Die Spalte 'Studienstatus' bietet folgende Optionen:

Diese werden entweder automatisch aus Ihren vordefinierten Zeitplänen in den Kohorten übernommen, oder können jederzeit von Ihnen, je nach Sachverhalt, gesetzt bzw. geändert werden.

* In der Spalte 'Beurlaubungsgrund' können Sie einen passenden vordefinierten Beurlaubungsgrund wählen, wenn ein Semester auf den Status 'Beurlaubt' gesetzt wird.

Hierbei sind folgende Gründe möglich:

* Zur Spalte 'ECTS':

Die ECTS basierte Buchung wird im Normalfall in Fernstudiengängen angewendet. Die Semestergrenzen werden hier anhand des Immatrikulationsdatums flexibel berechnet und die pro Semester verfügbaren ECTS-Credits können flexibel gesetzt werden.

Die Spalte ECTS beinhaltet folgende Werte:

1. Position: verfügbare Anzahl an Credits in diesem Semester
2. Position: diese hier gesetzte Anzahl an Credits steht in diesem Semester zur Verfügung (hinzu kommen die nicht gebuchten Credits aus vorherigen Semestern)
3. Position: (verfügbare Credits) der Kohorte des Semesters
4. Position: bis dato inskribierte Credit-Zahl in diesem Semester anhand der Semestergrenzen
5. Position: bis dato erreichte Credit-Zahl (Fach muss bestanden sein) in diesem Semester
6. Position: verfügbare Credits im Semester

3.4.2 Studierende anlegen/immatrikulieren

Wenn nun ein neuer Student angelegt oder jemand immatrikuliert wird, so wird der Werdegang anhand der gesetzten Kohorte und der Regelstudienzeit des ausgewählten Studiengangs automatisch erstellt.

Die automatische Rückmeldung erfolgt dabei bis zum aktuellen Semester. Die Semester werden ebenfalls hochgezählt. Sollte es schon Hochschulsemester geben, müssen diese nun nachgetragen werden. Klicken Sie hierzu einfach auf das erste Hochschulsemester, tragen hier die korrekte Zahl ein und vervollständigen dies für die weiteren Hochschulsemester. Danach bestätigen Sie die gemachten Änderung durch Klicken auf "Speichern".

3.4.3 Werdegänge erweitern bzw. verlängern

Möchte man Werdegänge von Studierenden erweitern, hat man hierzu grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

3.4.3.1 Werdegänge um ein oder mehrere Semester erweitern

In den Studierendenprofilen in academyFIVE kann man im Tab ‚Werdegang‘ mit dem Button ‚Semester hinzufügen‘ Semester zu einem Werdegang hinzufügen:

Der Werdegang eines Studierenden ist buchungsbezogen, wurde im „Filter“ im Tab „Werdegang“ bereits eine Buchung ausgewählt, wird diese in den folgenden Dialog zum Hinzufügen des Semesters übernommen – das erleichtert der Verwaltung das weitere Bearbeiten vor allem bei Studierenden mit mehreren Buchungen:

Mit dieser Funktion lassen sich also Werdegänge von einzelnen Studierenden anpassen, bei denen die Standardzeitplan-Einstellungen aus den Kohorteneinstellungen während des Studiums abweichen (beispielsweise bei Studienregelzeitverlängerungen).

Hinweis zum Feld "Ende" in der Studierendenbuchung: Die Verwaltung kann das Datum im Feld "Ende" in der jeweiligen Studierendenbuchung anpassen - etwa wenn ein Studierender die Regelstudienzeit überschreitet. Allerdings wirkt sich eine Änderung in academyFIVE nicht aus, sondern hat rein informativen Charakter.

3.4.3.2 Erweiterung bzw. Anpassung des Werdegangs über den Aktions-Button über die Kohortenübersicht

Es gibt eine weitere Funktion in academyFIVE, die es der Hochschulverwaltung ermöglicht, Werdegänge von Studierenden mit einer einfachen Funktion den Zeitplan-Einstellungen der jeweiligen Kohorteneinstellungen anzugleichen. Diese Funktion existiert nicht in den Studierendenprofilen, sondern nur über die Studierendensuche oder Kohortenübersichten (Übersicht aller Studierenden einer Kohorte).

Nach einer spezifischen Studierendensuche hat man in der Ergebnisübersicht aller gefunden Studierendenprofile oder über die Kohortenübersichten (Übersicht aller Studierenden einer Kohorte) die Option ‚Studienverläufe aus Kohorten‘ im Aktionsbutton in der Menüleiste zu übernehmen.

Zur Kohortenübersicht gelangt man auch über das Modul ‚Studiengänge & Kohorten‘ und ‚Kohorten‘.

Mit einem Linksklick auf die gewünschte Kohorte erscheint ein Kontextmenü. Mit der Funktion ‚Studenten‘ gelangt man zu einer Kohortenübersicht einer vorab angewählten Kohorte.

Nachdem man die gewünschten Datensätze, über die oben genannten Wege, ausgewählt hat, hat man über den Aktionsbutton die Option ‚Studienverlauf aus Kohorte übernehmen‘ anzuwählen.

Hier haben Sie dann die Möglichkeit entweder die vorausgewählte Standardoption ‚Alte Studienverläufe löschen‘ oder die Option ‚Studienverläufe aktualisieren‘ mit den Unteroptionen ‚Semesterzahlen neu berechnen‘, und/oder ‚Typ‘ und/oder ‚Studienstatus‘ auszuwählen und dann auf ‚Aktion ausführen‘ zu klicken.

* Option ‚Alte Studienverläufe löschen‘ löscht alle bestehenden Werdegangseinträge und legt diese anhand des Zeitplans der Kohorte an. Hierbei werden auch die vorab eingestellten Semester-Daten im Statistik-Tab berücksichtigt.

* Option ‚Studienverläufe aktualisieren‘ löscht keine Semester im Werdegang, aktualisiert diese nur anhand der ausgewählten Unteroptionen ‚Semesterzahlen neu berechnen‘, und/oder ‚Typ‘ und/oder ‚Studienstatus‘.

      * Bei der Unteroption ‚Semesterzahlen neu berechnen‘ werden die Semesterzahlen neu berechnet, hier wird dann wiederum der Statistik-Tab mitberücksichtigt. Hierbei werden die Angaben zum Fachsemester, Urlaubssemester und Hochschulsemester genutzt.

     * Bei der Unteroption ‚Typ‘ wird der Typ in allen Werdegangseinträgen an den Typen des Zeitplans in den Kohorteneinstellungen wieder angeglichen.

     * Bei der Unteroption ‚Studienstatus‘ wird der Studienstatus in allen Werdegangseinträgen an den Typen des Zeitplans in den Kohorteneinstellungen wieder angeglichen.

3.4.5 Rückmeldung

Ob ein Studierender rückgemeldet ist, erkennen Sie daran, dass das Semester am Zeilenanfang der Werdegangsübersicht fett dargestellt ist.

Für die Rückmeldung eines Studierenden gibt es drei Wege:

1. Dies erfolgt automatisch durch einen Update-Dienst, der jede Nacht überprüft, ob ein neues Semester (anhand der Kohorteneinstellungen) erreicht ist und alle Studierenden ohne Rückmeldevorbehalt automatisch rückmeldet.

2. Durch Klick auf das Semester, welches rückgemeldet werden soll. Hier kann auch die Rückmeldung wieder storniert werden.

3. Die Rückmeldung ganzer Kohorten. Diese erreichen Sie über Studierenden-Suche:

Wählen sie hierzu einfach unter "Aktion" ‚ "Ausgewählte Studenten rückmelden".

• Auswirkungen von Rückmeldungen:
  • Dokumente: Wenn in Dokumenten danach abgefragt wird, können diese ggfs. nur für rückgemeldete Semester heruntergeladen werden
  • Kursanmeldung: Einstellungsoption in der CampusWEB Verwaltung, mit der sich nur aktiv rückgemeldete Studierende zu Kursen anmelden dürfen

Das nächste Semester wird nun automatisch rückgemeldet, wobei das vorangestellte Fachsemester erhalten bleibt, da es anhand des aktuellen Semesters berechnet wird.

3.4.6 Prüfung von Werdegängen

Sobald man auf den jeweiligen Standort im Baum von academyFIVE klickt, existiert im rechten Frame die Option 'Werdegänge prüfen', die Fachsemester prüft. Je nach eingeloggtem Standort kann die Funktion 'Werdegänge prüfen' für alle oder einen bestimmten Standort vorgenommen werden:

Detailiert prüft diese Funktion alle eingeschriebenen Studierenden-Buchungen, ob bei den Fachsemestern im Werdegang Lücken existieren. Eine Lücke wäre beispielsweise, wenn nach einem Fachsemester '1' das Fachsemester '3' folgt.

3.5 Reiter 'Fehlzeiten'

Mit dem Modul Fehlzeitenverwaltung ist es möglich, die Fehlzeiten jedes Studierenden zu verwalten.
Dies ist eine spezielle Konfiguration, die bei Bedarf in Ihrem System freigeschaltet werden muss.

Nachdem das gewünschte Profil aufgerufen wurde, können die Fehlzeiten durch Klick auf 'Fehlzeiten' eingesehen und verwaltet werden.

Hier besteht die Möglichkeit, Gründe zu verwalten, neue Fehlzeiten hinzuzufügen oder auch bereits eingetragene Zeiten zu bearbeiten oder zu löschen. Sind hier Fehlzeiten eingetragen, hat dies Auswirkungen auf:

• Abgabemanagement: Fehlzeiten werden bei der Anlage von Abgaben in Serie als Information angezeigt
• Dokumente: Fehlzeiten können in Dokumenten über den Dokumentengenerator ausgegeben werden
• Anwesenheiten: Fehlzeiten werden beim Erfassen von Anwesenheiten im CampusWEB sowie in der Verwaltungsoberfläche als Kommentar angezeigt, ggf. gepflegte Atteste werden dabei übernommen

Möchte man einen neuen Fehlzeiteneintrag hinzufügen, erfolgt dies durch Klick auf 'Fehlzeiten hinzufügen'. Anschließend können alle Informationen definiert und eingetragen werden.

Möchte man eine bereits eingetragene Fehlzeit bearbeiten, so ist dies durch Klick auf 'bearbeiten' möglich. Anschließend erhält man wieder Zugang zum Bearbeitungsmenü, in welchem der Eintrag zuvor bereits verfasst wurde.

Die Gründeverwaltung sieht wie folgt aus:

In dieser kann man neue Gründe (für alle gültig) anlegen, bestehende Gründe bearbeiten oder löschen. Beim Anlegen oder Bearbeiten von Gründen wird im Dialog nur eine englische sowie deutsche Bezeichnung erwartet:

Damit Rechtegruppen im System die Fehlzeitenverwaltung (Reiter 'Fehlzeiten' in den academyFIVE Profilen) vornehmen können, müssen die Rechte 'Fehlzeiten verwalten' und/oder 'Fehlgründe verwalten' im Bereich 'Fehlzeitenverwaltung' gesetzt sein. Ist das Recht für die Fehlgründe nicht gesetzt, kann man nur Fehlzeiten anlegen, keine Gründe definieren.

4. Prüfungsleistungen

4.1 Allgemeines

In jedem Studierendenprofil unter dem Button ‚Prüfungsleistung‘ sind alle Noten der Studierenden in den Notenblättern gelistet, wie folgt beispielhaft dargestellt:

Alle Leistungen, die in der strukturierten Ansicht gelistet sind, werden in den Zeugnisdokumenten ausgegeben. In der chronologischen Ansicht werden die Leistungen zeitlich nach der Ablegung der Prüfungen gelistet.

Erfolgt eine Prüfungsabmeldung durch Exmatrikulation, werden auch Datum sowie Dozierende in der Änderungshistorie im Notenblatt des Personenprofil geloggt – sichtbar durch Klick auf den gewünschten Eintrag > Abschnitt „Logfile“.

4.2 Wahlmodule

Wahlfächer haben immer einen aussagekräftigen Basisnamen beispielsweise 'Wahlfach 1' oder 'Wahlfach Künstlerisches Diplom'.

Nach Kursanmeldung und anschließende Notenvergabe wird der Wahlfachplatzhalter mit dem tatsächlichen Namen des (Wahl-)faches belegt. Dies geschieht bereits sofort nach Kursanmeldung:

4.3 Semester in Prüfungsleistungen

Für das angezeigte Semester bei den Prüfungsleistungen wird das Semester aus der Prüfung übernommen. Es zeigt somit das Semester der Leistungserbringung an.

Bei Noteneingabe ohne Prüfung als Basis, kann jederzeit ein anderes Semester gewählt werden. Im Dropdown Menü unter dem Feld 'Semester' werden alle möglichen Semester angezeigt, nicht nur die Semester aus dem Werdegang, damit auch eine Hochschulverwaltung Leistungen aus vergangenen Semestern aus anderen Studien anerkennen kann.

4.4 Noteneingabe über Prüfungsleistung/Notenblatt

Die Noteneingabe wird in der Regel über die Prüfung selber geschehen Dies wird im Artikel 4. Prüfungsergebnisse über academyFIVE eintragen näher beschrieben.

Darüber hinaus haben Sie auch im Notenblatt die Möglichkeit Noten/Ergebnisse hinzuzufügen. Dafür gibt es  2 Möglichkeiten.

• über das Fach
• direkt vom Notenblatt

4.4.1 Ergebnis hinzufügen

Über das Fach

und auf "Ergebnis hinzufügen", wenn noch kein Versuch angezeigt wird

wenn ein Versuch angezeigt wird, diesen bearbeiten. Ein Versuch wird angezeigt, wenn der Studierende bereits zu einer Prüfung angemeldet/hinzugefügt ist.

Direkt vom Notenblatt "Ergebnis hinzufügen"

Über beide Methoden gelangen Sie zu folgendem Dialog

Auslandssemester	wird unter 4.5 Verwalten von Anerkennungsgründen  beschrieben
Anerkannte Leistungen
Fach	das Fach, für das das Ergebnis eingetragen wird
Prüfungstyp	ebenso wie der Bewertungstyp bei der Prüfung, wird hier definiert, für welchen Typ die Leistung erbracht wird. Die Auswahl dieses Typs entscheidet welche Felder unterhalb dieses Bereichs angezeigt werden
Semester	für welches Semester wird die Leistung erbracht/anerkannt
Attest	war der Studierende bei Leistungserhebung nicht anwesensend und ein Attest wird anerkannt
Extra Curriculare Leistung	Eine Leistung die anerkannt/erbracht wird, aber nicht vom Curriculum des Studierenden vorgeschrieben wird
Freiversuch	eine Leistung, die erbracht wird, aber nicht als Versuch zählt. Die Anzahl der möglichen Versuche für die Erbringung einer erfolgreichen Leistung sind begrenzt. Ist ein Freiversuch dabei, erhöht sich diese Anzahl.
Freigegeben	die Benotung für diese Leistung ist vom Dozenten/Prüfungsamt frei gegeben (je nach internem Freigabeprozess)
Ergebnisse anzeigen am	Datum, an dem dieses Ergebnis dem Studierenden in angezeigt werden. Kann sich vom Datum der Veröffentlichung unterscheiden
Veröffentlicht	ist für den Studierenden veröffentlicht

4.4.2 Prüfungstyp

Wie bereits geschrieben, verändern sich die Felder zwischen "Datum" und "ECTS", je nach Prüfungstyp

Teilgenommen/Nicht Teilgenommen	Bei dieser Prüfung ist es nur notwendig ein Häkchen zu setzen, wenn teilgenommen
Bestanden/Nicht Bestanden	Hier kann ein "Bestanden" gesetzt werden. Dies ist für Regeln im Curriculum wichtig, ob eine andere Prüfung abgelegt werden kann oder nicht.
Thesis/Projektarbeit	Bei einer als Thesis/Projektarbeit oder auch als Diplomarbeit definierten Prüfung, werden neben der Note, auch der Titel wann die Abgabe der Diplomarbeit erfolgte und der Erst- und Zweitkorrektor protokolliert.
Praktikum (ohne Bewertung)	Bei Praktikum ohne Bewertung wird nur die Checkbox für "Bestanden" angezeigt, ansonsten Note und Punkte. Darüber hinaus gibt es Felder für das Thema, die Firma bei der das Praktikum absolviert wurde, der Ansprechpartner der Firma und der Zeitraum des Praktikums. Beim Eintragen des Firmennamens, wird der im Werdegang hinterlegte Praktikumsbetrieb angezeigt.
Studienprojekt	Ein während des Studiums abgelegtes Studienprojekt mit Titel und Zeitraum
Wahl(pflicht-)fach (ohne Bewertung)	Bei dem Fach, für das ein Ergebnis eingetragen wird handelt es sich um ein Wahl(pflicht-)fach. Ohne Bewertung bedeutet wieder die Checkbox für "Bestanden", ansonesen die Felder für die Benotung

 

4.5 Verwalten von Anerkennungsgründen

In den Prüfungsleistungen pro Student und buchungsübergreifend für das gesamte Profil Gründe für die Anerkennung von Leistungen erfassen, damit rechtskonforme Zeugnisse mit allen Informationen generiert werden können.

Dies ist mit der Option 'Anerkennungen' in der Menüleiste im Notenblatt der Studierenden möglich:

Nach Betätigen dieser Option, können Sie Gründe für Anerkennungen für den jeweiligen Studierenden anlegen. Dies ist mit den beiden markierten Optionen möglich:

Sobald Sie den ersten Anerkennungsgrund gepflegt haben, erscheint die Option 'Grund hinzufügen' unterhalb der Übersicht nicht mehr.

Für jede Anerkennung sind folgenden Felder pflegbar:

• Von
• Bis
• Inistitut (DE) (als Pflichtfeld markiert)
• Institut (EN)
• Kommentar (DE)
• Kommentar (EN)
• Fakultät/Studiengang
• Ansprechpartner
• Ansprechpartner Telefon
• Ansprechpartner E-Mail
• Ausland
• Berufliche Qualifikation

Haben Sie nun einen Grund angelegt, zum Beispiel hat der Studierende bereits an der Universität Jena Wirtschaftsinformatik studiert und ihm werden nun Leistungen anerkannt, können Sie Leistungen zu diesem Anerkennungsgrund mit der Option 'Leistung hinzufügen' definieren:

Hierbei können Sie Folgendes setzen:

• ID/Nummer (Lehrveranstaltungsnummer)
• Bezeichnung DE (Lehrveranstaltungsname)
• Bezeichnung EN
• Bewertung (Note des Instituts)
• Credits (Erzielte Credits (kann auch Kommastellen enthalten))

 Bestehende Leistungen können Sie im Kontextmenü bearbeiten oder löschen:

Genauso wie die Anerkennungsgründe:

Sie können diesen Anerkennungsgrund (im obigen Beispiel die Universität Jena) zu einer Note im Notenblatt des Studierenden zuweisen. Dies errreichen Sie mit einem Klick auf das Fach, für das Sie diese Note anerkennen wollen, und anschließendem Klick auf "Ergebnis hinzufügen"

Sobald Sie dann die Option 'Anerkannte Leistung' oder "Ausland" aktiviert haben, erscheinen die Dropdown-Menüs  'Institut/Anerkennungsgrund' und "Art der Anerkennung".

Unter "Institut/Anerkennungsgrund" werden die vorab angelegten Anerkennungsgründe aufgelistet und unter "Art der Anerkennung" sind die Werte

• Ersatzleistung - werden während des Semesters außerhalb des Studiums Leistungen erbracht, die für eine Vorlesung/Seminar anerkannt werden können
• Vorleistung - wurde vor dem Beginn des Studiums Leistungen erbracht, die für das Studium anerkannt werden können
• Berufserfahrung - wenn über berufliche Erfahrung Leistungen anerkannt werden

fix hinterlegt. Diese sind wichtig für die weitere Verarbeitung der Noten, bspw. zur Übermittlung an die Stipendienstelle.

Wurde ein Anerkennungsgrund zu einer Note zugeordnet, ist dieser nicht mehr in der Anerkennungsverwaltung löschbar:

4.6 Statistik im Notenblatt

Unter der blaumarkierten Sektion nach der Notenansicht, wird der Rang des jeweiligen Studierenden unter Berücksichtigung der Gesamt-Credits, der Durchschnitts-GPA aus der gesamten Kohorte sowie dem GPA des Studierenden berechnet.

Der Gewichtete Durchschnitt Gesamt (GPA) errechnet sich aus den Noten mal den Credits im Vergleich zur Gesamtanzahl der Credits. Aus dieser Angabe wird der derzeitige Rang innerhalb der Kohorte unter Berücksichtigung des durchschnittlichen GPA der gesamten Kohorte berechnet (prozentual und auf ECTS-Basis). Des Weiteren, sobald der Student alle Credits aus einem Studiengang erreicht hat, wird der finale Rang von allen Studierenden des gleichen Studienganges innerhalb der letzten 3 Jahre angezeigt. Es ist auch möglich auf diesen finalen Rang, in diesem Beispiel auf den Wert ‚2/2 (100 %)‘ zu klicken, um auf die gesamte Rangliste aus dem Curriculum (Reiter ‚Rangliste‘) für diese Kohorte direkt zu gelangen:

Der aktuelle Student wird automatisch vom System farblich markiert.

Wie im Notenblatt angezeigt, ist der Teststudent mit seinem GPA-Wert auf der sechsten Position von 22 Studierenden. In dieser Ansicht werden alle Studierenden aus diesem Studiengang angezeigt, dies bedeutet alle eingeschriebene sowie exmatrikulierte Studierende.

Je nach Konfiguration des Curriculums, können auch im Notenblatt die 'Durchschnitt Gesamt' Werte angezeigt werden:

Der 'Durchschnitt Gesamt' wird anhand der Gewichtung der Fächer berechnet. Dies bedeutet konkret, alle Noten werden mit der Gewichtung multipliziert und mit der Gesamtgewichtung gegenüber gestellt.

Der letzte blaumarkierte Bereich aus einem Notenblatt zeigt in einer Tabelle auf, wie die durchschnittliche GPA in einer gesamten Kohorte, die eigene GPA und die Credit-Anzahl je nach Semesterterm sind:

5. Funktion 'Vorlesung'

Über den Tab "Vorlesung" kann sich die Verwaltung alle gebuchten und gewählten Kurse eines Studierenden in tabellarischer Form anzeigen lassen.

Angebotsnummer		Verlinkung zum Kurs
Bezeichnung	Kurs mit Vorlesungsreihe, in der der Studierende tatsächlich eingebucht ist	Verlinkung zum Kurs, sortierbar
Dozenten	Dozenten der Vorlesungsreihe; sind mehr als ein Dozent der Vorlesungsreihe hinzugefügt, werden alle durch ein / getrennt angezeigt
Kohorte
Prüfungszulassung	die Prüfungszulassung kann hier gesetzt oder auch entzogen werden	bearbeitbar
Hörerstatus		bearbeitbar

Über die Filterbar können die gelisteten Kurse nach einzelnen Semestern oder auch jahresweise gefiltert werden.

Ist die Systemeinstellung getroffen, dass es keine Semester gibt, wird als Filter auch nur das Jahr angezeigt und keine Semester.

Über die Aktion "Priorisierungen" in der Menüleiste kann ein Log über alle erfolgten Priorisierungen eingesehen werden.

6. Funktion 'Stundenplan'

Mit der Funktion 'Stundenplan' in der Menüleiste eines Studierendenprofils gelangen Sie direkt zum Stundenplan im Kursmanagement mit allen Terminen des entprechenden Studierenden:

Hierbei wird im Bereich 'Profile' das vorab angewählte Profil eingefügt. Sie können dann zwischen Räumen und Ansichten (Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansichten) navigieren.

7. Die Exmatrikulation von Studierenden

In dieser Dokumentation wird erläutert, wie in academyFIVE Studierende exmatrikuliert werden können.
Soll eine Exmatrikulation erfasst werden, kann dies im System über zwei Verfahren durchgeführt werden.
Je nach den vorab gewünschten Status der Exmatrikulation (welche Status hierbei von Ihnen gewünscht werden, zum Beispiel ‚exmatrikuliert‘, ‚abgebrochen‘ oder 'gradiert'), kann die Exmatrikulation in der Studierendenbuchung direkt oder in der Kohortenansicht – beispielsweise für mehrere Studierende gleichzeitig - durchgeführt werden.

Setzen des "Exmatrikulationsstatus" in der Studierendenbuchung (Profil):

Hierzu geht man zur Studierendenbuchung im Profil mittels ‚Bearbeiten‘ und folgende Ansicht öffnet sich:

Nun kann der Status zum Beispiel auf ‚exmatrikuliert‘ gesetzt werden.
Sollte hier das Exmatrikulationsdatum nicht gesetzt sein, nachdem Sie auf "Speichern" gedrückt haben, erscheint folgende Fehlermeldung:

Die Eingabe eines Exmatrikulationsdatums ist zwingend notwendig.
Das Setzen eines Exmatrikulationsgrundes ist optional einstellbar.

Sobald Sie das entsprechende Datum gesetzt haben, erscheint ein Hinweis, dass der jeweilige Student für das entsprechende Semester exmatrikuliert wurde. Auch wird abgebildet, dass alle Kursteilnahmen und alle angemeldeten Onlineprüfungen, die noch nicht absolviert wurden, ab dem Exmatrikulationsdatum gelöscht/storniert werden. Hier werden auch alle nicht rückgemeldeten Semester im Reiter "Werdegang" gelöscht.

Wünschen Sie eine zeitversetzte Exmatrikulation zu einem bestimmten Zeitpunkt, kann dies auch über diese Ansicht gesetzt werden.
In diesem Fall geben Sie das gewünschte Exmatrikulationsdatum ein und belassen den Status auf zum Beispiel ‚Eingeschrieben‘. Am Tag der Exmatrikulation wird dann automatisch der Status auf ‚Exmatrikuliert‘ gesetzt und alle nicht rückgemeldeten Semester sowie Kursteilnahmen, werden gelöscht.

In diesem Werdegang ist der Student ‚KüDip_Student 1 KüDip_Student1‘ noch immatrikuliert:

Nach der gesetzten Exmatrikulation sieht der Werdegang des Studierenden wie folgt aus:

Alle nicht rückgemeldeten Semester wurden gelöscht.

Anmerkung: In den Logeinträgen des Profils wird diesbezüglich auch protokolliert wie viele Semester gelöscht, auf welchen Status die Studierendenbuchung gesetzt und wie viele Online-Prüfungen entfernt wurden.

Sie können Studierende auch über die Kohortenansicht exmatrikulieren. In dieser Ansicht ist es dann auch möglich, mehrere Studierenden gleichzeitig zu exmatrikulieren.

Sobald man die gewünschten Studierenden ausgewählt hat, kann man über den Button den Status auf zum Beispiel ‚exmatrikuliert‘ setzen:

Danach öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem man das Exmatrikulationsdatum und den Exmatrikulationsgrund eingeben kann:

Hierbei erscheint auch der Hinweistext, dass ein Student mit dieser Einstellung zum jeweiligen Semester exmatrikuliert wird und welche Auswirkungen dies auf die Buchung hat.

8. Der Kohorten- und Studiengangswechsel

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Beitrag Studiengangs- und Kohortenwechsel.