Rechnungen für Firmen erstellen

Neben den regulären Rechnungen für Personenprofile gibt es auch die Möglichkeit, Rechnungen für Firmen zu erstellen.

Dies ist eine spezielle Systemkonfiguration. Nur wenn diese in Ihrem System aktiviert ist, dann können auch für Firmenprofile Rechnungen erzeugt werden. Wenn Sie sich für diese Möglichkeit interessieren, wenden Sie sich bitte an unseren Customer Service.

Überblick:

1. Tab "Finanzen" im Firmenprofil
2. Kundennummer für Firma hinzufügen
3. Firmenrechnug erstellen
4. Rechnungsübersicht
5. Firmenrechnung per E-Mail verschicken

1. Tab "Finanzen" im Firmenprofil

Ist die Systemkonfiguration „Rechnungen für Firmen“ aktiv, erscheint im Profil der Firma der Tab "Finanzen":

Hier werden folgende Informationen angezeigt:

• Nummer: Rechnungsnummer, sobald die Rechnung im Status „Offen“ ist
• Status der Rechnung (Entwurf, Offen, Bezahlt, Storniert, Mahnung, Inkasso)
• Betrag: Rechnungsbetrag
• Ausstehend: Noch offener Rechnungsbetrag
• Datum
• Fälligkeit
• Standort
• Erstellt von: Rechnungsersteller

Durch einen Klick auf

• das Info-Icon erscheint die Rechnung in der Vorschau, in der (1) „Status wechseln“, ein Sprung zum (2) Profil des Empfängers, zum (3) Profil des Erstellers der Rechnung und die Möglichkeit zur Eintragung einer (4) Zahlung möglich sind.

 

• den Stift (nur für „Entwurf“) kann der Rechnungsentwurf bearbeitet werden.
• das Downloadsymbol der Rechnung (nicht für Status "Entwurf") wird diese als PDF heruntergeladen.
• die Kommentarblase wird der Kommentar in der Kommentarfunktion geöffnet.
• den Status wird direkt ein Statuswechsel möglich.
• einen ausstehenden Betrag kann eine Zahlung eingegeben werden. Die Farbgebung für Beträge im "Entwurf"-Status ist schwarz, für ausstehende und teilausstehende Beträge blau und für Überzahlungen "+ grün"

Zudem besteht die Möglichkeit „Rechnung hinzufügen“ zu wählen, um manuell eine neue Rechnung zu erstellen.

2. Kundennummer für Firma hinzufügen

Außerdem ist im Tab "Details" des Firmenprofils ein zusätzliches Feld verfügbar, in das eine Kundennummer für eine Rechnung eingetragen werden kann, anhand der auch ein Abgleich für den Zahlungsimport stattfinden kann.

 

3. Firmenrechnung erstellen

Im Tab "Finanzen" im Profil der Firma kann mit „Rechnung hinzufügen“ eine neue Rechnung erstellt werden.

 
Folgende Daten müssen eingefügt werden:

• Standort*: Es kann nur ein Standort zugewiesen werden
• Empfängeradresse*: Zeigt alle im Profil gepflegten aktiven Adressen zur Auswahl, beispielsweise auch die Rechnungsadresse, falls vorhanden
• Währung*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zur Währung
• Empfängername anzeigen
• Bankverbindung*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zur Bankverbindung
• Dokument*: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen des Standorts
• Datum*: Tagesdatum oder ein frei auswählbares Datum
• Kostenstelle: Zeigt die unter Kostenstellen gepflegten Daten zur Auswahl, Autocomplete-Feld
• Quittung: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen
• Fälligkeit: Eingabe eines konkreten Datums - oder innerhalb von 30 Tagen, wenn leer
• Rechnungssprache*: Zeigt die verfügbaren Sprachen des Systems; die Rechnungssprache selektiert die zur Verfügung stehenden Dokumentenvorlagen für diese Sprache
• Rechnungstext

Anschließend können eine oder mehrere Positionen hinzugefügt werden:

• Buchungstext: Auf dem Rechnungsdokument angezeigter Text zu dieser Position
• Anzahl*: Wie oft soll der Einzelpreis berechnet werden?, z.B. 3 für drei Mal
• Einzelpreis*: Positive wie negative Beträge (Rabatte, z.B. -50) möglich
• Mehrwertsteuer*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zu Mehrwertsteuer

Im Kontextmenü eines Rechnungseintrags im Tab "Finanzen" des Firmenprofils stehen je nach Status der Rechnung folgende Aktionen zur Verfügung:

• Bearbeiten: Nur für Rechnungen im Status "Entwurf" verfügbar
• Löschen: Nur für Rechnungen im Status "Entwurf" verfügbar
• Status wechseln
• Zahlung
• Kommentar
• Rechnung als PDF
• 1. Mahnung PDF
• 2. Mahnung PDF
• Inkasso PDF

4. Rechnungsübersicht

In der Übersicht der Rechnungen steht der Filter „Rechnungstyp“ zur Verfügung, mit dem durch die Auswahl „Firmenrechnung“ speziell (bei Bedarf mit weiteren Filtern kombiniert) nach Firmenrechnungen gesucht werden kann.

5. Firmenrechnung per E-Mail verschicken

Um eine Rechnung für eine Firma per E-Mail zu verschicken, wird der gleiche Weg gewählt, wie um eine Rechnung für ein Personenprofil zu versenden.