Kostenpflichtige Veranstaltungsangebote

Im Kursmanagement können Kurs- und Veranstaltungsangebote als kostenpflichtige Veranstaltungen abgebildet werden.

Dies ist eine spezielle Systemkonfiguration. Nur wenn diese in Ihrem System aktiviert ist, dann ist es auch möglich, Veranstaltungen als kostenpflichtig zu markieren und dafür Rechnungen zu generieren. Wenn Sie sich für diese Möglichkeit interessieren, wenden Sie sich bitte an Ihre Simovative Ansprechpersonen.

In der weiteren Ausprägung gibt es zwei verschiedene Varianten: Neben der standardmäßigen Rechnung für Personenprofile kann zusätzlich noch eine Konfiguration für Rechnungen für Firmen aktiviert werden. Dann können aus einem Veranstaltungsangebot Rechnungen für Personenprofile, Rechnungen für Firmen und Split-Rechnungen für Personenprofile und Firmen erstellt werden.

Je nach Konfiguration Ihres Systems sind von den hier im Weiteren beschriebenen Funktionen eventuell in Ihrem academyFIVE System nicht alle Funktionen verfügbar.  

Überblick: 

1. Kostenpflichtige Veranstaltungsangebote aktivieren
2. Tab „Finanzen" im Veranstaltungsangebot
3. Rechnungsdaten ändern
   3.1. Selbstzahler
   3.2. Firmenrechnung
   3.3. Split-Rechnung
4. Rechnungen aus kostenpflichtigen Veranstaltungen erstellen

1. Kostenpflichtige Veranstaltungsangebote aktivieren

Ist die Systemkonfiguration „Kostenpflichtige Veranstaltungen“ aktiv, gibt es in den Einstellungen des Kursmanagements die Checkbox „Kostenpflichtige Angebote“. Wird diese Checkbox gesetzt, erscheint in der Veranstaltung nun ein neuer Bereich „Kosten“:

 

Wird in diesem Kosten-Bereich nun das „Kostenpflichtige Angebot“ via Inline-Edit von „Nein" auf „Ja" umgestellt, erscheinen

• drei weitere Zeilen „Preis“, „Währung“, „Kostenstelle“, die hier via Inline-Edit eingetragen werden können,
• sowie ein weiterer Tab „Finanzen“.

2. Tab „Finanzen" im Veranstaltungsangebot

Hier werden die Teilnehmenden der Veranstaltung aufgelistet mit

• Name: Vorname, Nachname des Teilnehmenden
• Rechnungsadresse: Eine im Profil vorhandene Rechnungsadresse wird vorausgewählt; ist keine Rechnungsadresse angelegt, bleibt das Feld leer; wenn später eine Rechnung existiert, wird die zugeordnete Rechnungsadresse aus der Rechnung hier angezeigt
• Firmenrechnung: Falls die Systemkonfiguration „Rechnungen für Firmen“ aktiv ist, zeigt diese Spalte an, ob der Eintrag eine Personen- oder eine Firmenrechnung ist
• Betrag: Rechnungsbetrag
• Status: Status der Rechnung; existiert keine Rechnung, bleibt der Status leer

 

 Durch einen Klick auf

• den Namen wird direkt das Profil der Person aufgerufen.
• das Info-Icon erscheint die Rechnung in der Vorschau, in der (1) „Aktivität“, (2) „Status wechseln“, ein Sprung zum (3) Profil des Empfängers, zum (4) Profil des Erstellers der Rechnung, der (5) Sprung zum Veranstaltungsangebot und der Download als PDF sowie die Möglichkeit zur Eintragung einer (6) Zahlung (nicht für Status „Entwurf") möglich sind.
  
  
   
• auf das Stiftsymbol hinter der Rechnungsadresse, das erscheint, wenn mit dem Cursor über die Rechnungsadresse gefahren wird; falls mehrere Adressen für dieses Profil gepflegt sind, kann direkt eine der anderen gepflegten Adressen ausgewählt werden.
  
  

Für selektierte Einträge sind über die Toolbar je nach Status des Eintrags folgende Aktionen nutzbar:

• Rechnungsdaten ändern
• Status auf „Offen“ setzen

Im Kontextmenü eines Eintrags steht je nach Eintrag folgende Auswahl zur Verfügung:

• Rechnungsdaten ändern
• Rechnung erstellen
• Personenrechnung bearbeiten: Nur für Rechnungen im Status „Entwurf“; öffnet den Dialog zum Erstellen einer Rechnung mit den bereits befüllten Daten, um die Einträge nun zu bearbeiten
• Personenrechnung löschen: Nur für Rechnungen im Status „Entwurf“
• Personenrechnung Änderungshistorie
• Firmenrechnung bearbeiten: Nur für Rechnungen im Status „Entwurf“; öffnet den Dialog zum Erstellen einer Rechnung mit den bereits befüllten Daten, um die Einträge nun zu bearbeiten
• Firmenrechnung löschen: Nur für Rechnungen im Status „Entwurf“
• Firmenrechnung Änderungshistorie

3. Rechnungsdaten ändern

Rechnungsdaten dürfen nur geändert werden, wenn für die gewählten Profile noch keine Rechnung gestellt wurde. Ansonsten ist die Funktion „Rechnungsdaten ändern“ nicht verfügbar.

Um die Rechnungsdaten der Teilnehmenden einzutragen, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Über das Kontextmenü vor dem Namen eines Teilnehmenden kann die Aktion mit „Rechnungsdaten ändern“ ausgeführt werden.
   
   
    

2. Durch die Selektion mehrerer Profile kann über den Button „Rechnungsdaten ändern“ die Aktion für die ausgewählten Profile ausgeführt werden.
   
   
    

In beiden Fällen öffnet sich im nächsten Schritt das Fenster „Abrechnung erfassen“, in dem die Änderungen durchgeführt werden können. Es muss eine (Rechnungs-)Adresse im Profil gepflegt sein, um diese dann für Rechnungen auswählen und eine Rechnung erstellen zu können.

Je nach Systemkonfiguration erscheinen nun in diesem Fenster ein, zwei oder drei Tabs:

 

3.1. Selbstzahler

Um eine Abrechnung für die Person, die am Kurs teilnimmt, zu erfassen, muss zuerst der Rechnungstyp „Personenrechnung" gewählt werden. Die Person kann mit dem Plus-Button hinzugefügt werden.

Die Rechnungsadresse kann hier für den*die Teilnehmer*in gesetzt werden auf

• die aktuelle Rechnungsadresse
• die aktive Korrespondenzadresse
• Keine Änderungen vornehmen.

Die Rechnungsdaten können bei Bedarf angepasst werden, vorbefüllt ist der Preis aus dem Veranstaltungsangebot. Wird die Checkbox „Rechnungsbetrag nicht ändern“ abgewählt, kann der Rechnungsbetrag manuell neu eingetragen werden, um z.B. einen Rabatt abzuziehen.

3.2. Firmenrechnung

Um eine Abrechnung für eine Firma zu erfassen, muss zuerst der Rechnungstyp „Firmenrechnung" gewählt werden. Die Firma kann mit dem Plus-Button hinzugefügt werden.

Hier erfolgt nun die Firmenauswahl über

• Firmenzuordnung nicht ändern
• Firma aus aktuellem CV setzen
• Firma auswählen.

Zudem kann der Rechnungsbetrag angepasst werden. Vorbefüllt ist der Preis aus dem Veranstaltungsangebot. Wird die Checkbox „Rechnungsbetrag nicht ändern“ abgewählt, kann der Rechnungsbetrag manuell neu eingetragen werden, um z.B. einen Rabatt abzuziehen.

3.3. Split-Rechnung

Falls die Abrechnung für ein Kursangebot, anteilig von der Person und der Firma getragen wird, können hier beide Rechnungstypen einer Abrechnung hinzugefügt werden.

Es können maximal eine Personenrechnung und zwei Firmenrechnungen erfasst werden.

4. Rechnung aus kostenpflichtigen Veranstaltungen erstellen

Im Tab „Finanzen" des Veranstaltungsangebots kann direkt ein Rechnungsentwurf erstellt werden:

1. Als Einzelaktion über das Kontextmenü eines Eintrags mit der Aktion „Rechnung erstellen“.
   
   
    
2. Als Sammelaktion für einen oder mehrere selektierte Einträge mit der Aktion „Rechnung erstellen“ in der Toolbar.
   
   

Folgende Daten müssen eingefügt werden:

• Standort*: Es kann nur ein Standort zugewiesen werden
• Rechnung*: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen des Standorts
• Währung*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zur Währung
• Kostenstelle: Zeigt die unter Kostenstellen gepflegten Daten zur Auswahl
• Bankverbindung*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zur Bankverbindung
• Mehrwertsteuer*: Zeigt die unter den Einstellungen dieses Moduls gepflegten Daten zu Mehrwertsteuer
• Zahlungsbestätigung: Zeigt die unter Einstellungen > Dokumententemplates > Rechnung hinterlegten Vorlagen
• Zahlungsfrist: Eingabe eines konkreten Datums – oder innerhalb von 30 Tagen, wenn leer
• Rechnungssprache*: Die automatische Vorauswahl übernimmt die Standardspracheinstellung des Systems; die Rechnungssprache selektiert die zur Verfügung stehenden Dokumentenvorlagen für diese Sprache
• Rechnungsdatum*: Tagesdatum oder ein frei auswählbares Datum
• Sammelrechnung: Fasst Rechnungen mit derselben Firma als Empfangsadresse (Firmenname und Adresse identisch) von mehreren Empfangsadressen zu einer gesammelten Rechnung zusammen; die Teilnehmer*innen werden dabei als Positionen mit dem jeweiligen Betrag aufgelistet; diese einzelnen Positionen können später nicht im Entwurfsmodus der Rechnung gelöscht werden
• Rechnungstext

Automatisch aus den Kosteneinstellungen des Veranstaltungsangebotes werden für die Rechnung der Preis, die Währung und die Kostenstelle übernommen. Die Rechnungsadresse wird aus den Rechnungsdaten des Eintrags im Tab „Finanzen" des Veranstaltungsangebots übernommen.

Die erzeugten Rechnungsentwürfe werden regulär in der Übersicht der Rechnungen mit aufgeführt und es können die dort verfügbaren Aktionen genutzt werden.