Veranstaltungsangebote erstellen oder automatisch generieren

Überblick:
1. Neue Veranstaltung erstellen
2. Veranstaltungsangebote automatisch generieren

1. Neue Veranstaltung erstellen

In der Übersicht der Kurs- und Veranstaltungsangebote steht in der Toolbar die Aktion „Neue Veranstaltung erstellen“ zur Verfügung, mit der einzelne Veranstaltungen angelegt werden können. Das Erstellen von neuen Veranstaltungen ist nur Nutzern erlaubt, die hierfür die Berechtigung besitzen. Im Folgenden werden dann die Daten zu Veranstaltungseigenschaften, Veranstaltung, Kurs- und Veranstaltungsbeschreibung, Vorlesungsreihen, Planungsgruppen und Dozierenden gepflegt.

Veranstaltungseigenschaften:

• Jahr*: Für welches Jahr soll die Veranstaltung erstellt werden?, zur Auswahl stehen alle unter Einstellungen > Semester aktivierten Semester; automatisch wird das im Filter der Übersichtsseite ausgewählte Jahr eingetragen
• Standorte*: Für welche Standorte soll die Veranstaltung erstellt werden?, Auswahl der Standorte, für die der Nutzer berechtigt ist, Mehrfachwahl möglich (außer es ist im System konfiguriert, dass nur ein eindeutiger Standort angegeben werden darf); automatisch wird ein Standort eingetragen, wenn der Nutzer bereits in einen konkreten Standort in academyFIVE eingeloggt ist
• Semester*: Für welches Semester soll die Veranstaltung erstellt werden?, zur Auswahl stehen die im System eingestellten Semester und „Keine Zuordnung“; automatisch wird das im Filter der Übersichtsseite ausgewählte Semester eingetragen
• Status*: Status der Veranstaltung nach dem Erstellen?, zur Auswahl stehen die unter Einstellungen > Kursmanagement > Kursangebotsstatus gepflegten Status; automatisch wird der Status eingetragen, der unter Einstellungen > Kursmanagement in den Standardwerten gepflegt ist

Je nach Auswahl des Veranstaltungstyps können folgende Felder angezeigt werden:

Veranstaltung:

• Typ*: Welchen Typ hat die Veranstaltung?, zur Asuwahl stehen die unter Einstellungen > Kursmanagement > Veranstaltungstypen angelegten Daten, vorausgewählt ist der erste Veranstaltungstyp in dieser Liste
• Fachauswahl*: Welches Fach wird der Veranstaltung zugeordnet?, Autocomplete Feld - es werden entsprechend der Veranstaltungseigenschaften, des Veranstaltungstyps und der Berechtigung des Nutzers Fächer vorgeschlagen, von denen eines ausgewählt werden kann; alternativ kann ein neues Fach angelegt werden
• Fachversion*: Wurde bei der Fachauswahl ein Fach gewählt, stehen nun die Versionen dieses Fachs zur Auswahl; alternativ kann eine neue Fachversion vergeben werden
• Modulauswahl*: Welches Modul wird der Veranstaltung zugeordnet?, Autocomplete Feld - es werden entsprechend der Veranstaltungseigenschaften, des Veranstaltungstyps und der Berechtigung des Nutzers Module vorgeschlagen, von denen eines ausgewählt werden kann; alternativ kann ein neues Modul angelegt werden
• Modulversion*: Wurde bei der Modulauswahl ein Modul gewählt, stehen nun die Versionen dieses Moduls zur Auswahl; alternativ kann eine neue Modulversion vergeben werden
• Angebotsnummer*: Welche Angebotsnummer soll die Veranstaltung bekommen?; wenn unter Einstellungen > Kursmanagement > Kurs- und Veranstaltungsangebote > Standardwerte bei „Template für Veranstaltungsnummern“ Daten gepflegt sind, werden diese übernommen
• Bezeichnung DE*: Name der Veranstaltung in Deutsch
• Bezeichnung EN*: Name der Veranstaltung in Englisch
• Fachbereich*: Die unter den Fachbeschreibungen angelegten Bereiche zur Auswahl
• Credits*: Bei der Auswahl eines Fach- oder Moduls mit den in der Fach- oder Modulbeschreibung gepflegten Credits befüllt; alternativ können die Credits für ein neues Fach oder neues Modul angegeben werden
• Bemerkung: Optional kann eine Bemerkung zur Veranstaltung hinzugefügt werden, diese wird nur intern angezeigt. Es lassen sich Absätze einfügen, um die Informationen übersichtlicher zu strukturieren. Die Zeilenumbrüche können via Tastenkombination „Shift + Enter" eingefügt werden. 
• Kostenpflichtig: Dies ist eine spezielle Konfiguration, die nur zur Verfügung steht, wenn im System „kostenpflichtige Veranstaltungen“ konfiguriert und unter Einstellungen > Kursmanagement > Standardwerte „Kostenpflichtige Angebote“ aktiviert sind; wird diese Checkbox angewählt, können im Weiteren die dazugehörigen Daten angegeben werden
  • Preis: Preis der Veranstaltung, einzugragen als Dezimalbetrag, als Währung stehen die unter Finanzen > Währung gepflegten Daten zur Auswahl
  • Kostenstelle: Kostenstelle, der die Zahlungen zugeordnet werden können, zur Auswahl stehen die unter Finanzen > Kostenstellen gepflegten Werte für die angewählten Standorte
• Fragebogen: Zeigt die unter Kursmanagement > Evaluierung > Fragebögen angelegten Fragebögen zur Auswahl; wird nur angezeigt, falls das Modul „Evaluierung“ im System aktiv ist

Kurs- und Veranstaltungsbeschreibung:

• Kurseinschreibung sperren: Mit Anwahl dieser Checkbox sind Einschreibung und Stornierung für diese Veranstaltung im CampusWEB nicht möglich
• Gaststudenten sperren: Mit Anwahl dieser Checkbox sind Gaststudierende nicht zu dieser Veranstaltung zugelassen; dient ausschließlich der Information - hat keine Auswirkungen zur Folge

Vorlesungsreihe:

• Teilnehmer*: Wert für die Konfliktprüfung, Anzahl minimal nötiger Teilnehmender für diese Veranstaltung; wird automatisch mit den unter Einstellungen > Kursmanagement in den Standardwerten gepflegt Werten vorbefüllt
• Teilnehmer*: Wert für die Konfliktprüfung, Anzahl maximal möglicher Teilnehmender für diese Veranstaltung; wird automatisch mit den unter Einstellungen > Kursmanagement in den Standardwerten gepflegten Werten vorbefüllt
• Einschreibefrist von: Startdatum einer konkreten Einschreibefrist für eine Vorlesungsreihe
• Einschreibefrist bis: Enddatum einer konkreten Einschreibefrist für eine Vorlesungsreihe
• Gewichtung*: Gewichtung für die Berechnung der Professorenquote; nur verfügbar, wenn die Professorenquote im System konfiguriert ist
• Prüfungsperiode*: Zwischenprüfung, Standard, Finals zur Auswahl; default wird "Standard" ausgewählt
• Evaluation von: Falls die Evaluierung im System konfiguriert ist, kann hier ein Starttermin für den Evaluationszeitraum gepflegt werden
• Evaluation bis: Falls die Evaluierung im System konfiguriert ist, kann hier ein Endtermin für den Evaluationszeitraum gepflegt werden
• Fehlstunden im CampusWEB anzeigen: Sollen für den Studierenden die Fehlstunden im CampusWEB einsehbar sein für diese Veranstaltung?; wird automatisch anhand der unter Einstellungen > Kursmanagement in den Standardwerten gepflegten Vorgabe an- oder abgewählt; kann nur für Veranstaltungen auf Fachbasis genutzt werden
• Anwesenheitspflicht: Besteht Anwesenheitspflicht für diese Veranstaltung?, automatisch anhand der unter Einstellungen > Kursmanagement in den Standardwerten gepflegt Vorgabe an- oder abgewählt; kann nur für Veranstaltungen auf Fachbasis genutzt werden
• Abwesenheit: Maximale Stundenzahl aller Termine die Teilnehmende abwesend sein dürfen; wird automatisch mit den unter Einstellungen > Kursmanagement in den Standardwerten gepflegt Werten vorbefüllt; kann nur für Veranstaltungen auf Fachbasis genutzt werden
• Unentschuldigt: Maximale Stundenzahl aller Termine die Teilnehmende unentschuldigt abwesend sein dürfen; wird automatisch mit den unter Einstellungen > Kursmanagement in den Standardwerten gepflegt Werten vorbefüllt; kann nur für Veranstaltungen auf Fachbasis genutzt werden
• Kommentar: Dieser Kommentar wird den Studierenden bei der Kurswahl angezeigt

Planungsgruppen:

Mit „+ Planungsgruppe hinzufügen“ können eine oder mehrere Planungsgruppen der Veranstaltung hinzugefügt werden.

• Planungsgruppe: Es stehen nur Planungsgruppen der selektierten Standorte sowie für das ausgewählte Semester und Jahr zur Auswahl
• Teilnehmer: Buchen, nicht buchen stehen zur Auswahl

Bereits hinzugefügte Planungsgruppen können mit dem Papierkorb-Symbol wieder gelöscht werden. „Nicht entfernen“, „entfernen“, „inkl. Teilnehmer entfernen“ wird dabei zur Auswahl gestellt und löst die jeweils gewählte Aktion aus.

Dozierende:

Mit „+ Dozenten hinzufügen“ können ein oder mehrere Dozierende der Veranstaltung hinzugefügt werden.

• Dozierende*: Sind in der Fachbeschreibung Dozierende hinzugefügt, so stehen diese hier zur Auswahl; anderenfalls stehen alle Dozierenden zur Auswahl, die den für die Veranstaltung ausgewählten Standorten zugewiesenen
• Lehreinheiten*: Sind in der Fachbeschreibung LE gepflegt, werden diese hier mit übernommen; alternativ können manuell Lehreinheiten eingetragen werden

Bereits hinzugefügte Dozierende können mit dem Papierkorb-Symbol wieder gelöscht werden.

Weitere Vorlesungsreihen anlegen: Mit Auswahl dieser Checkbox kann festgelegt werden, wie viele weitere Vorlesungsreihen angelegt werden; Planungsgruppen werden dabei nicht übernommen, die Vorlesungsreihen werden hochgezählt und nach dem Speichern der Veranstaltung hinzugefügt – d.h. mit der Auswahl der Zahl 5 werden neben der Grundvorlesungsreihe aus „Vorlesungsreihe“ fünf weitere Vorlesungsreihen erzeugt.

2. Veranstaltungsangebote automatisch generieren

In der Übersicht der Kurs- und Veranstaltungsangebote steht in der Toolbar die Aktion „Veranstaltungsangebote generieren“ zur Verfügung, mit der Veranstaltungen automatisch generiert werden können. Das Generieren von Veranstaltungen ist nur Nutzern erlaubt, die hierfür die Berechtigung besitzen.

Mit dieser Aktion werden alle Kurse für die gewählten Studiengänge und das gewählte Semester angelegt, welche nach Prüfung der Curricula der vorhandenen Kohorten notwendig sind und deren Veranstaltungstyp die Kursgenerierung erlaubt. Falls bereits Kurse in dem gewählten Semester existieren, werden gemäß der Fachbeschreibung die zugeordneten Studiengänge ergänzt.

Im Detail bedeutet das: Eine Veranstaltung wird generiert, wenn

• ein Fach in einer bestimmten Version im Curriculum einer Kohorte vorkommt
• diese Kohorte dem gewählten Standort und dem gewählten Studienprogramm zugeordnet ist
• das Fachsemester dieser Kohorte im Kohortenzeitplan mit dem Semester der Fachversion im Curriculum der Kohorte übereinstimmt
• das gewählte Jahr und Semester mit dem Jahr und Semester dieses Kohortenzeitplans übereinstimmen
• der Studienstatus dieser Kohorte im Kohortenzeitplan mit den gewählten Studienstatus Einschränkungen unter Einstellungen > Kursmanagement übereinstimmt
• der Veranstaltungstyp der Fachversion das Generieren von Veranstaltungen erlaubt.

Für folgende Fälle muss die Veranstaltung manuell erstellt werden und kann nicht automatisiert werden: 

• Singuläre Ereignisse (Bsp. Tag der offenen Tür, etc.)
• Wahlfächer, die als Platzhalter dienen
• Fächer ohne Semesterbezug (Bsp. Fernstudium)
• Modulangebote

Zur Generierung werden folgende Daten benötigt:

Suchkriterien

• Jahr*: Für welches Jahr sollen die Veranstaltungen generiert werden?, zur Auswahl stehen alle unter Einstellungen > Semester aktivierten Semester; automatisch wird das im Filter der Übersichtsseite ausgewählte Jahr eingetragen
• Semester*: Für welches Semester sollen die Veranstaltungen generiert werden?, die im System eingestellten Semester stehen zur Auswahl; automatisch wird das im Filter der Übersichtsseite ausgewählte Semester eingetragen
• Standort*: Für welche Standorte sollen die Veranstaltungen generiert werden?, zur Auswahl stehen die Standorte, für die der Nutzende berechtigt ist
• Studiengang*: Für welche Studiengänge sollen die Veranstaltungen generiert werden?, Autocomplete Feld - angezeigt werden alle Studiengänge des gewählten Standorts, für die der Nutzende berechtigt ist, Mehrfachwahl möglich

Standardwerte

• Veranstaltungsstatus*: Welchen Status sollen die neu generierten Veranstaltungen haben?, die unter Einstellungen > Kursmanagement > Kursangebotsstatus gepflegten Status stehen zur Auswahl

Übernahme Planungsdaten

Hier kann die Hochschule definieren, ob die Lehrveranstaltungsteile, Dozierenden und/oder Planungsgruppen von einer Veranstaltung verwendet werden sollen:

• Veranstaltungsteile: Wird diese Checkbox gewählt, werden Veranstaltungsteile mit übernommen; das System sucht eine passende Vorlesung aus dem entsprechenden Semester (gleiche Fach-ID) und kopiert dieselben Veranstaltungsteile zum Veranstaltungsangebot wie im entsprechenden Semester; gibt es mehr als ein passendes Kursangebot, so wird das Kursangebot mit der niedrigsten ID verwendet; gibt es mehr als eine Vorlesungsreihe wird nur die erste berücksichtigt
• Dozierende: Wird diese Checkbox gewählt, werden Dozierende mit übernommen; das System sucht eine passende Vorlesung aus dem entsprechenden Semester (gleiche Fach-ID) und bucht dieselben Dozierenden zum Veranstaltungsangebot wie im entsprechenden Semester; gibt es auch Vorlesungsteile, werden dort die Dozierenden auch hinzugefügt
• Planungsgruppen: Planungsgruppen die permanent sind oder im zukünftigen Jahr/Semester ebenfalls mit gleichem Namen existieren, werden für Vorlesungsreihen als auch Veranstaltungsteile übernommen; ist die Einstellung „Pro Kohorte eine Vorlesungsreihe“ unter Einstellungen > Kursmanagement aktiv, werden bestehende Veranstaltungsangebote um die entsprechenden Vorlesungsreihen erweitert
• Teilnehmer aus Planungsgruppen: „Buchen“, „nicht buchen“, „umbuchen“, „buchen und umbuchen“ stehen zur Auswahl; je nach Auswahl werden die Teilnehmenden in die Veranstaltung gebucht.
• Alle Veranstaltungsreihen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird aus den Veranstaltungen des gewählten Jahres und Semesters zu einem Fach (gleiche Fach-ID) die erste Veranstaltung (niedrigste ID) zusammen mit den Namen aller Vorlesungsreihen übernommen. Diese Option kann nur aktiviert werden, wenn die Einstellung „Pro Kohorte eine eigene Vorlesungsreihe anlegen“ unter Einstellungen > Kursmanagement deaktiviert ist.
• Bemerkung: Es wird die Bemerkung mit übernommen.
• Jahr: Aus welchem vergangenen Jahr sollen die Veranstaltungen kopiert werden, vorausgewählt ist das vorletzte Semester; nur aktiv, wenn bereits eine der Checkboxen zur Übernahme der Planungsdaten aktiviert wurde
• Semester: Aus welchem Semester sollen die Veranstaltungen kopiert werden, vorausgewählt ist das vorletzte Semester; nur aktiv, wenn bereits eine der Checkboxen zur Übernahme der Planungsdaten aktiviert wurde
  
  

Mit Veranstaltungsangebote generieren wird die Aktion ausgeführt und anschließend eine Erfolgsmeldung angezeigt, welche Kurse bei der Generierung erfolgreich angelegt wurden.

Für jedes generierte Veranstaltungsangebot werden der Veranstaltungstyp und die Studiengänge aus der Fachbeschreibung übernommen, der Veranstaltungsstatus, der bei der Generierung gewählt wurde, und mindestens eine Vorlesungsreihe, je nach Auswahl, angelegt.