Aktionen beim Bearbeiten eines Veranstaltungsangebotes

Im Bearbeiten-Modus eines Veranstaltungsangebotes können je nach Kursangebotsstatus in der Toolbar folgende Aktionen ausgewählt werden:

1. Teilnehmer hinzufügen
2. Teilnehmer auf Vorlesungsreihen verteilen
3. Termin erstellen
4. Terminexport
5. Evaluierung
6. Änderungshistorie

1. Teilnehmer hinzufügen

Die Aktion „Teilnehmer hinzufügen“ in der Toolbar öffnet das Auswahlfenster für die Teilnehmer.

Als Filter für die Auswahl stehen folgende Werte zur Verfügung:

• Kohorte: Alle aktiven Kohorten können hier entsprechend dem Standort des Kursangebots ausgewählt werden; eine Mehrfachwahl ist möglich
• Studiengang: Alle aktiven Studiengänge können hier dem Standort entsprechend ausgewählt werden; eine Mehrfachwahl ist möglich
• Fachsemester: Prüft das Fachsemester aus dem Werdegang des Teilnehmers entsprechend des Semesters der Veranstaltung
• Curriculum prüfen ist initial vorausgewählt, so dass das Suchergebnis nur Teilnehmer anzeigt, die das Fach oder Modul, auf welchem die Veranstaltung basiert, in ihrem Curriculum haben; kann auch auf „Curriculum nicht prüfen“ umgestellt werden
• Planungsgruppe: Alle Planungsgruppen des Planungszeitraums und des Standorts der Veranstaltung können hier ausgewählt werden
• Freitextsuche nach Namen, MNR

In der Liste der möglichen Teilnehmer werden folgende Informationen zu jedem Profil angezeigt:

• Name: Nachname, Vorname
• MNR: Matrikelnummer
• Studiengang, in den der Teilnehmer eingeschrieben ist
• Schwerpunkte: Schwerpunkte des Teilnehmers; diese Spalte ist nur verfügbar, wenn im System Schwerpunkte für Studiengänge konfiguriert sind
• Buchungsstatus: zeigt ob der Teilnehmende eingeschrieben ist oder nicht
• Fachsemester: Das Fachsemester aus dem Werdegang des Teilnehmers entsprechend des Semesters der Veranstaltung
• Planungsgruppe: Es werden nur Planungsgruppen angezeigt, die sowohl dem Profil als auch dem Veranstaltungsangebot zugeordnet sind
• Hat Note: Information "Ja" oder "Nein"
• Bereits gehört: Information "Ja" oder "Nein"

Beim Hinzufügen der gewählten Profile aus der Auswahlliste kann eingestellt werden:

• Prüfungszulassung setzen: Ist in der Fachbeschreibung Prüfungszulassung mit Ja ausgewählt, wird hier im Dialog auch automatisch Ja voreingestellt
• Zu Vorlesung hinzufügen: Vorausgewählt ist die erste Vorlesungsreihe, stehen mehrere Vorlesungsreihen zur Auswahl, kann eine alternative Vorlesungsreihe eingestellt werden

Mit „Speichern“ werden die gewählten Profile der Veranstaltung hinzugefügt. Gehört das Fach der Veranstaltung zu einem Modul, wird das dazugehörige Modul mitgebucht.

2. Teilnehmer auf Vorlesungsreihen verteilen

Hat eine Veranstaltung zwei Vorlesungsreihen oder mehr, und sind den Vorlesungsreihen nicht bereits Planungsgruppen zugewiesen, können die Teilnehmer mit der Aktion „Teilnehmer auf Vorlesungsreihen verteilen“ automatisch auf die Vorlesungsreihen verteilt werden.

Dabei kann die Reihenfolge der Profile bei der Aufteilung nach

• Nachnamen alphabetisch sortiert oder
• Zufälliger Reihenfolge

auf die Vorlesungsreihen erfolgen.

Die Vorlesungsreihen werden mit den Teilnehmern von oben nach unten aufgefüllt, d.h. es werden zuerst bis zur zulässigen Teilnehmerzahl die Teilnehmer in die erst Vorlesungsreihe gebucht, anschließend wird die zweite Vorlesungsreihe aufgefüllt, usw.

3. Termin erstellen

Die Aktion „Termin erstellen“ in der Toolbar im Bearbeitungsmodus öffnet die gleiche Terminplanungsmaske, wie beim Erstellen eines Termins aus dem Stundenplan heraus.

Folgende Felder sind dabei zu pflegen:

• Terminstatus*: In welchem Status soll der Termin erstellt werden?, vorausgewählt ist der erste Status der verfügbaren Terminstatus aus den unter Einstellungen > Terminstatus angelegten Werten vorausgewählt
• Termintyp*: Welchen Termintyp soll der Termin haben?, vorausgewählt ist der erste Typ der verfügbaren Termintypen aus den unter Einstellungen > Termintypen angelegten Werten vorausgewählt
• Kursangebot*: Entsprechend der Veranstaltung vorausgewählt
• Vorlesung*: Gibt es nur eine Vorlesungsreihe, ist diese entsprechend vorselektiert, alternativ kann hier eine Verlesungsreihe ausgewählt werden
• Vorlesungsteil: Ist eine Verlesungsreihe gewählt, stehen die für diese verfügbaren Vorlesungsteile zur Auswahl
• Lehreinheiten: Mit den Werten der zuvor gewählten Vorlesung vorbefüllt
• Wiederholung*: Terminwiederholung, einmalig, wöchentlich, zweiwöchentlich, dreiwöchentlich, vierwöchentlich zur Auswahl
• Wochentag*: Auswahl der Tage, an denen der Termin stattfinden soll, Mehrfachwahl möglich
• Beginn*: Heutiger Tag als Startdatum vorselektiert; Uhrzeit gemäß erstem Planungszeitslot des Zeitplans, kann alternativ auf den Wunschbeginn geändert werden
• Termindauer*: Dauer des Termins, wo möglich mit den Werten der zuvor gewählten Vorlesung vorbefüllt
• Standort*: Für welchen Standort soll der Termin erstellt werden?, Einfachwahl möglich
• Räume: Für welche Räume soll der Termin erstellt werden?, Mehrfachwahl ist möglich, mit einem Klick auf das Haus-Symbol kann nach passenden Räumen gefiltert werden mit Hilfe der Filter "Gebäude", "Raumkategorie", "Raumausstattung", "minimale Größe", zusätzlich wird bei den gefilterten Räumen auch gleich angezeigt, ob diese in diesem Zeitslot verfügbar sind
• Dozenten: Mit welchen Dozierenden soll der Termin erstellt werden?, Mehrfachwahl ist möglich; es stehen nur Dozierende zur Auswahl, die dem zuvor gewählten Standort entsprechen
• Planungsgruppen: Es stehen nur dem Semester (oder permanente) und dem Standort des Veranstaltungsangebotes zugeordnete aktive Planungsgruppen zur Verfügung
• Kommentar: Intern angezeigter Kommentar

Mögliche Aktionen über die Toolbar in der Terminansicht:

• Konfliktprüfung
• Teilnehmer hinzufügen
• Speichern
• Speichern und bearbeiten

4. Terminexport

Beim Terminexport werden alle Termine mit Datum, Zeit, Räumen, LV Teiltyp, Vorlesungsreihe, Planungsstatus, LE, Dozierenden, Planungsgruppen, Teilnehmerzahl und Kommentar in eine Microsoft Excel Datei exportiert.

5. Evaluierung

Dies ist nur verfügbar, falls Evaluierungen im System konfiguriert sind. Dann können über diesen Button der Toolbar die Evaluierungsergebnisse aufgerufen und auf Wunsch als Microsoft Excel Datei exportiert werden.

6. Änderungshistorie

Um die Nachvollziehbarkeit weiter zu erhöhen, wird bei der Kursbuchung die konkrete Bezeichnung der Vorlesungsreihe ausgegeben. Bei einer Kursabmeldung via Hochschulverwaltung wird die zugrundeliegende Systemfunktion genannt, etwa Exmatrikulation, Planungsgruppenwechsel oder Hinzufügen/Entfernen des Teilnehmenden.